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> Rechtssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz als gehosteter Service auf Basis von MailStore. Angeboten von 360iT (IT Complete Systemhaus GmbH, Im Landwehrwinkel 16, 59073 Hamm): Einrichtung, Übernahme von Altbeständen, Betrieb, Updates und Überwachung aus einer Hand. Kunden brauchen keinen eigenen Server und keine MailStore-Lizenz.

Stand: 2026-11-02. Das Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden (Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler, öffentliche Einrichtungen), nicht an Verbraucher. Alle Preise netto zzgl. 19 % Mehrwertsteuer.

## Kernaussagen

- E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen in Deutschland Pflicht (HGB § 257, AO § 147, GoBD), soweit E-Mails Handels- oder Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege sind.
- Aufbewahrungsfristen: Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre; Buchungsbelege wie per E-Mail empfangene Rechnungen 8 Jahre (seit 01.01.2025); Jahresabschlüsse, Bücher, Inventare 10 Jahre. Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres.
- Ein Backup oder das Postfach in Microsoft 365 ersetzt kein Archiv, weil Nutzer dort E-Mails löschen oder ändern können und keine revisionssichere Langzeitaufbewahrung gewährleistet ist.
- Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können; diese kommen meist per E-Mail und müssen im Originalformat archiviert werden.
- Eingesetzte Software: MailStore (MailStore Software GmbH). 360iT betreibt MailStore als Managed Service Provider (MSP) und hostet das Archiv für seine Kunden. Unterstützt Microsoft 365, Exchange, Google Workspace, IMAP/POP3 sowie PST-, EML- und MBOX-Dateien. Suche über Outlook-Add-in, MailStore Client für Windows, Browser und Smartphone.

## Rechenzentren und Sicherheit

- Speicherort: ausschließlich Deutschland, in mehreren zertifizierten Rechenzentren des Partners mitteldeutsche IT GmbH (mIT, Sitz Leipzig), über Deutschland verteilt für Georedundanz.
- Nachweise der mitteldeutsche IT: Rechenzentren zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2022 und DIN EN 50600 (TÜV); Unternehmen zertifiziert nach ISO 9001:2015 und testiert (nicht zertifiziert) nach BSI C5 Typ 2; Trusted Cloud; „Software Hosted in Germany“ (BITMi).
- Georedundanz über mehrere deutsche Rechenzentren; regelmäßige Datensicherung des Archivs durch 360iT; Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO inklusive.
- Nachweise: https://mitteldeutsche-it.de/trust-center/

## Angebot und Preise

- Archiv-Postfach (gehostet): 6,90 € je Postfach und Monat, inklusive 50 GB Archivspeicher für dieses Postfach. Betrieb, Updates, Überwachung, Datensicherung und ein monatlicher Statusbericht per E-Mail sind enthalten (Gesamtzahl archivierter Nachrichten, Neuzugänge im Monat, belegter Archivspeicher je Postfach, Erfolg/Warnungen/Fehler der Archivierungsläufe, Compliance-Status wie Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold und Auditing, MailStore-Version). Der Speicher wird nicht zwischen Postfächern geteilt.
- Journaling-Postfach: 3,95 € je Archiv (MailStore-Instanz) und Monat, für jeden Kunden erforderlich. Erfasst jede ein- und ausgehende E-Mail direkt am Mailserver.
- Zusatzspeicher: 5,90 € je weitere 50 GB und Monat. Wird automatisch für ein einzelnes Postfach zugebucht, sobald dessen Archiv 50 GB überschreitet. Gemessen wird der komprimiert gespeicherte Archivspeicher in MailStore, nicht die Größe des Postfachs auf dem Mailserver; gleiche Staffel: ab 10 Paketen 5,31 €, ab 25 Paketen 4,72 €, ab 50 auf Anfrage.
- Die Mengenstaffel gilt je Produkt getrennt: Beispiel 15 Postfächer und 3 Zusatzspeicher → 10 % Rabatt auf die Postfächer, Zusatzspeicher zum vollen Preis.
- Einrichtung: einmalig 99 € je Archiv (MailStore-Instanz) und 19,95 € je Postfach; der Import von Altbeständen (bestehende Postfächer, PST-Dateien, alte Mailserver) ist darin enthalten, ohne Zusatzkosten.
- Mengenstaffel Archiv-Postfach: 1–9 Postfächer 6,90 €; ab 10 Postfächern 10 % Rabatt (6,21 €); ab 25 Postfächern 20 % Rabatt (5,52 €); ab 50 Postfächern auf Anfrage. Der Rabatt gilt für alle Postfächer des Archivs.
- Rechenbeispiel 10 Postfächer: einmalig 298,50 €, danach 66,05 € pro Monat, sofern kein Postfach mehr als 50 GB archiviert.
- Einführungsdauer: meist 1–3 Werktage. Angebot innerhalb von 24 Stunden.

## Kontakt

- Website: https://email-archivierung.it/
- Kontaktformular: https://email-archivierung.it/#kontakt
- Telefon: +49 2381 37877877
- Erreichbarkeit: Montag bis Donnerstag 8–17 Uhr, Freitag 8–13 Uhr
- E-Mail: info@email-archivierung.it
- Unternehmen: https://360it.de/

## Seiten

- [Startseite mit Fristen, Preisen und FAQ](https://email-archivierung.it/)
- [Impressum](https://360it.de/impressum)
- [Datenschutz](https://360it.de/datenschutz#email-archivierung)