E-Mail-Archivierung, die Prüfungen besteht – und Ihnen Zeit spart

Ja. Geschäftliche E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe oder als Buchungsbelege gelten, müssen nach HGB, Abgabenordnung und GoBD vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden. Das betrifft praktisch jedes Unternehmen, auch Freiberufler und kleine Betriebe.

Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Buchungsbelege wie per E-Mail empfangene Rechnungen 8 Jahre (seit 1. Januar 2025), Jahresabschlüsse und Bücher 10 Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail empfangen oder versendet wurde.

Nein. Ein Backup ist für die Wiederherstellung gedacht, nicht für die revisionssichere, durchsuchbare Aufbewahrung über Jahre. Im Postfach können Nutzer E-Mails löschen oder verändern. Ein Archiv wie MailStore speichert jede E-Mail vollständig und manipulationsgeschützt und macht sie jederzeit per Volltextsuche auffindbar.

MailStore Server ist eine verbreitete Software für E-Mail-Archivierung in Unternehmen. Sie archiviert E-Mails aus Microsoft 365, Exchange, Google Workspace, IMAP- und POP3-Postfächern sowie aus PST- und EML-Dateien und stellt sie über Outlook, den MailStore Client für Windows, den Web-Browser oder das Smartphone zur Suche bereit.

MailStore bietet die nötigen Funktionen für einen DSGVO-konformen Betrieb: verschlüsselte Speicherung, fein abgestufte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen und automatisches Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Wir richten diese Funktionen passend zu Ihren Vorgaben ein.

Ausschließlich in Deutschland: Das Archiv wird in den zertifizierten Rechenzentren unseres Partners mitteldeutsche IT GmbH betrieben, die über ganz Deutschland verteilt sind und so Georedundanz gewährleisten. Die Rechenzentren sind nach ISO/IEC 27001:2022 und DIN EN 50600 zertifiziert; das Unternehmen mitteldeutsche IT ist zudem nach ISO 9001:2015 zertifiziert und nach BSI C5 Typ 2 testiert. Wir kümmern uns um die regelmäßige Datensicherung des Archivs. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist inklusive.

Jeden Monat erhalten Sie automatisch einen Statusbericht Ihres E-Mail-Archivs per E-Mail. Er zeigt, wie viele Nachrichten insgesamt archiviert sind und wie viele im vergangenen Monat neu hinzugekommen sind, wie viel Speicher jedes Postfach im Archiv belegt – so sehen Sie frühzeitig, wenn sich ein Postfach der 50-GB-Grenze nähert –, ob alle Archivierungsläufe erfolgreich waren, ob es Warnungen oder Fehler gab, den Stand der Compliance-Einstellungen wie Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold und Auditing sowie die eingesetzte MailStore-Version. So sehen Sie auf einen Blick, dass Ihre Archivierung lückenlos läuft – und haben einen Nachweis für Ihre Unterlagen.

Ein Archiv-Postfach kostet 6,90 Euro im Monat, inklusive 50 GB Speicher für dieses Postfach. MailStore speichert die E-Mails komprimiert; maßgeblich ist der belegte Speicher im Archiv, nicht die Größe des Postfachs. Überschreitet das Archiv eines Postfachs 50 GB, wird für dieses Postfach automatisch Zusatzspeicher in Schritten von 50 GB zugebucht. Je Archiv kommt ein Journaling-Postfach für 3,95 Euro im Monat hinzu, das jede E-Mail direkt am Mailserver erfasst. Je weitere 50 GB Speicher kosten 5,90 Euro im Monat. Die Einrichtung kostet einmalig 99 Euro je Archiv und 19,95 Euro je Postfach. Ab 10 Postfächern gibt es 10 % Rabatt auf die Archiv-Postfächer (6,21 Euro), ab 25 Postfächern 20 % (5,52 Euro), ab 50 Postfächern Preise auf Anfrage. Für Zusatzspeicher gilt dieselbe Staffel: ab 10 Paketen 5,31 Euro, ab 25 Paketen 4,72 Euro. Beispiel: 10 Postfächer kosten einmalig 298,50 Euro und danach 66,05 Euro im Monat. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer; das Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden.

Beim Journaling leitet der Mailserver, etwa Microsoft 365 oder Exchange, eine Kopie jeder ein- und ausgehenden E-Mail sofort an ein separates Journaling-Postfach weiter. MailStore archiviert diese Kopien, bevor ein Benutzer eine E-Mail löschen oder verändern kann. Nur so ist die Archivierung wirklich lückenlos und GoBD-konform. Pro Archiv wird ein Journaling-Postfach benötigt; es kostet 3,95 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer.

Ja. Bestehende Postfächer, öffentliche Ordner, PST-Dateien, Thunderbird-Profile und alte Mailserver lassen sich bei der Einrichtung vollständig in das Archiv übernehmen. Sie stellen uns die Zugangsdaten zur Verfügung, wir übernehmen den Import. Das ist in den Einrichtungskosten von 99 Euro je Archiv und 19,95 Euro je Postfach bereits enthalten – ohne Zusatzkosten.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist das Archiv meist innerhalb von ein bis drei Werktagen produktiv. Die Übernahme großer Altbestände läuft anschließend im Hintergrund, ohne den Betrieb zu stören.